El dilema del retorno a la oficina (RTO)

Con el fin de la pandemia, un nuevo tema empezó a dominar el paisaje corporativo: el debate sobre la presencialidad y la flexibilidad. A medida que avanzaron los meses, este tema se convirtió en una conversación abierta y, a veces, controvertida entre quienes abogan por el trabajo remoto y los defensores de la presencialidad. Este debate se intensificó aún más a finales del año pasado cuando un informe de KPMG, el 2023 CEO Outlook, reveló que un abrumador 87% de los CEOs estarían dispuestos a incentivar a aquellos empleados que elijan trabajar desde la oficina. Además, figuras influyentes en el mundo de la tecnología como Mark Zuckerberg, Elon Musk o Sam Altman no solo apoyan esta idea, sino que también critican el modelo de trabajo remoto, poniendo el tema del retorno al trabajo en oficina (RTO) en el centro del escenario empresarial.

Este debate resalta una tensión palpable. Por un lado, los empleados que anhelan más flexibilidad y apoyan el trabajo híbrido; por otro lado, los directivos que ven en la presencialidad una vía para potenciar el rendimiento y plantean políticas de retorno al trabajo en oficina (RTO, por sus siglas en inglés). Sin embargo, nuevas investigaciones que han examinado a empresas que han implementado este tipo de políticas sugieren que el argumento de la productividad podría no ser una justificación válida para estas políticas, como se expone en Return-to-Office Mandates de Yuye Ding y Mark Ma. Además, sabemos que la implementación de políticas de RTO pueden conllevar costes significativos en términos de capital humano, producción, productividad, innovación y competitividad, como evidencia el artículo Return to Office and the Tenure Distribution de David Van Dijcke, Florian Gunsilius y Austin Wright.

Más allá de estas investigaciones iniciales, recientemente ha aparecido un nuevo informe que ofrece una visión de la situación actual de las distintas modalidades de trabajo y ofrece un poco de luz sobre lo que pueden hacer las compañías para conectar a las personas más allá de forzarles a que vuelvan a las oficinas. El informe, titulado RTO 2.0: Return to “In Person”. The new way to navigate in-person collaboration with flexibility in mind, ha sido elaborado por la compañía Gable con el apoyo de WFH Research y la participación de expertos como Nicholas Bloom, Jose Maria Barrero, Steven J. Davis, y Liza M. Levin, reconocidos por su profundo análisis sobre la evolución del trabajo remoto en Estados Unidos.

Uno de los primeros hallazgos del informe es que muchas compañías que aplican políticas de RTO siguen teniendo dificultades para que sus empleados vuelvan a las oficinas. Los investigadores observaron que los reintentos de las políticas de RTO son frecuentes. Sorprendentemente, al 6% de los empleados sus compañías han tratado de hacerles volver a las oficinas cinco o más veces. A pesar de estos esfuerzos, el cumplimiento del RTO es más bajo entre aquellos con más intentos y una cuarta parte de los empleados en empresas con múltiples RTO todavía ignoran la política. Esto sugiere que intentar obligar repetidamente a las personas a volver a la oficina no necesariamente aumenta la probabilidad de que lo hagan. Además, un tercio de los managers no están haciendo cumplir las políticas de RTO, probablemente porque consideran que no tienen sentido, reflejando una resistencia generalizada a políticas mal concebidas.

En definitiva, uno de los principales hallazgos es que las malas políticas de RTO no logran que los empleados vuelvan a la oficina; simplemente, consiguen que estas políticas sean ignoradas.

Entre los datos recogidos en el informe, encontramos datos de las políticas laborales aplicadas por distintos sectores entre noviembre de 2023 y febrero de 2024 que clasifican a los empleados a tiempo completo en tres categorías: trabajo completamente presencial, híbrido y completamente desde casa. El sector de la información, que incluye la tecnología, tiene el mayor porcentaje de empleados trabajando completamente desde casa (24%), mientras que sectores como la manufactura, el transporte y el almacenamiento, o los servicios de hostelería y alimentación tienen la mayoría de empleados trabajando 100% en persona (90% o más). El trabajo híbrido, por su parte, predomina en sectores como finanzas y seguros (49%) y servicios profesionales y de negocios (48%). Estos datos, son una evidencia más de que el sector de actividad de la empresa condiciona significativamente la modalidad de trabajo que adoptan las compañías.

También observamos que el retorno al trabajo en oficina no adopta una forma única válida para todas las empresas, sino que se observa una diversidad de enfoques adaptados a las necesidades específicas de cada compañía. Alrededor del 7% de las empresas, como Tesla y Goldman Sachs, operan exclusivamente de manera presencial. Un 25% ha implementado un modelo híbrido con días fijos de oficina, incluyendo a Disney y Thought Machine. Por otro lado, el 39% ofrece una flexibilidad mayor con días híbridos que cambian cada semana, ejemplo de ello son Zoom y Pinterest. Un 21% prefiere un enfoque híbrido pero con días clave en persona, como es el caso de REDFIN y Box. Finalmente, un 8% de las compañías, como Automattic y Zapier, han optado por trabajar completamente a distancia, evidenciando que las políticas de RTO varían significativamente según la industria y la cultura corporativa.

Estos datos nos muestran que, excluyendo el 8% de la compañías que trabajan completamente en remoto, las oficinas siguen siendo importantes para las empresas, pero hay que entender que las oficinas tienen que evolucionar porque lo que valoran los empleados en una oficina ha cambiado significativamente. Según la encuesta, lo más importante para los trabajadores es la calidad del espacio de oficina (56.8%), seguido de la facilidad de viajar hacia y desde la oficina (53.2%) y el equipo disponible en la oficina (52.3%). La ubicación de la oficina, cerca de restaurantes y tiendas, también es relevante (34.4%), así como la disponibilidad de almuerzos y refrescos (32.4%). Sin embargo, otras comodidades, como gimnasios y mesas de ping-pong, son menos prioritarias (11.9%). Estos cambios reflejan una mayor apreciación por un entorno de trabajo cómodo y bien equipado, con una mayor consideración por la convivencia en las oficinas y la flexibilidad para gestionar la vida personal y profesional.

Para que los empleados encuentren valor en ir a la oficina, es crucial que las empresas proporcionen un entorno que satisfaga sus necesidades y expectativas. Los aspectos más valorados de trabajar en la oficina incluyen pasar tiempo con compañeros de trabajo (46%) y la facilidad para colaborar y compartir ideas (29%). Esto destaca la importancia de la interacción social y la colaboración, elementos que son más difíciles de replicar en entornos de trabajo remoto.

También, vemos que los eventos fuera de la oficina también se han convertido en una estrategia clave para fomentar la interacción y conexión entre los empleados. En 2023, aproximadamente el 40% de los empleados participaron en uno o más eventos fuera de la oficina, lo que demuestra su creciente popularidad. Estos eventos pueden ser útiles siempre que permitan mezclar trabajo y actividades sociales.

Además, el 80% de estos eventos duraron un día o menos y el 60% de los empleados viajó menos de una hora para asistir, haciendo estos eventos accesibles y prácticos. La mayoría de los eventos (65%) tuvieron menos de 50 participantes, lo que facilita una mayor interacción y colaboración en grupos pequeños.

Estos eventos no solo proporcionan un entorno para la colaboración y el intercambio de ideas, sino que también satisfacen la necesidad de conexión humana, una de las principales razones por las que los empleados disfrutan trabajar en la oficina. Por lo tanto, paradójicamente los eventos fuera de la oficina pueden ser una solución efectiva para atraer a los empleados y reforzar los lazos entre equipos, siempre que tengan un sentido.

Recomendaciones para fomentar el retorno al trabajo en oficinas (RTO)

El informe finaliza con unas recomendaciones para fomentar el retorno al trabajo en oficinas (RTO) en la que los autores recomiendan incorporar flexibilidad y crear un entorno que motive a los empleados en lugar de imponerles mandatos. Según ellos plantean, las siguientes acciones iniciales son clave:

• Encuestar a los empleados para comprender sus responsabilidades externas, horas de disponibilidad y necesidades de equipo.
• Hacer las oficinas accesibles y ubicarlas idealmente cerca de los hogares de los empleados para reducir los tiempos de desplazamiento.
• Diseñar espacios de trabajo adecuados para facilitar tanto el trabajo individual como el colaborativo.
• Incluir áreas abiertas, salas de reuniones de diferentes tamaños y cabinas telefónicas.

Asimismo, destacan que para optimizar la colaboración puede ayudar que las oficinas cuenten con:

• Áreas de coworking.
• Estaciones de café.
• Zonas de descanso y socialización.
• Tecnología que facilite la reserva de espacios y la coordinación entre equipos.

Proveer espacios y equipos de alta calidad también es fundamental para que los empleados sientan que su tiempo en la oficina es valioso.

Por último, destacan la importancia de la organización de eventos para mantener la conexión entre los empleados. Según los autores, estos eventos deben ser:

Cortos y locales, preferiblemente de un día o menos y con menos de una hora de desplazamiento.

Planificados con antelación, tanto para eventos pequeños como grandes, específicos de equipo o a nivel de toda la empresa, asegurando así una mejor participación y satisfacción de los empleados.

En definitiva, si quieres que las personas vuelvan a la oficina no plantees políticas rígidas de retorno a las oficinas (RTO) porque provocan más problemas y tensiones que lo que quieres conseguir. Si quieres que las personas vuelvan a las oficinas es mejor proporcionar un entorno de trabajo flexible, accesible y bien diseñado, que no solo facilite la colaboración y la productividad, sino que también promueva la conexión y el bienestar de las personas.

Una muestra más de que la obligación nunca suele ser una buena estrategia para conseguir lo que quieres.

Referencias:

Ding, Y., & Ma, M. S. (2023). Return-to-Office Mandates. URL: https://papers. ssrn. com/abstract, 4675401.

VV.AA.(2023) KPMG 2023 CEO Outlook. KPMG

VV.AA.(2024) RTO 2.0: Return to “In Person”. The new way to navigate in-person collaboration with flexibility in mind. Gable

Van Dijcke, D., Gunsilius, F., & Wright, A. (2024). Return to Office and the Tenure Distribution. arXiv preprint arXiv:2405.04352.

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